Съвети за дигитализация на различни видове колекции – част IV
Както ви обещахме в предишната ни статия, днес ще разгледаме метаданните, които можете да използвате във вашия проект по дигитализация и условията за съхранение и достъп до получените файлове.
Метаданни
Добре създадените метаданни са много важни за управлението и съхранението на дигиталните обекти. Без метаданните, информацията за процес по дигитализация може да бъде получена само от името на файла, разширението на файла и структурата на директорията. Но тези данни не дават достатъчно информация за създателя, потребителя или мениджъра на дигиталния обект.
Има много различни видове метаданни, които служат за откриване, оценяване, избиране, достъп, навигация, управление и съхранение на получените файлове.
Описателни метаданни
Този вид метаданни дава допълнителна информация за съдържанието и физическия формат на обекта. Могат да се използват за идентификация, откриване и избор на конкретен файл. Примери: заглавие, автор, размер.
Структурни метаданни
Това са данни за отделните компоненти, които формират цялостния дигитален обект, като освен това, описват и отношенията между тези компоненти.
Пример: Един памфлет от 4 страници може да бъде представен от 4 умалени изображения, 4 изображения в пълен размер, 4 основни изображения и файл в XML формат. Структурните метаданни осигуряват средствата за идентификация на всеки един от тези компоненти и техните роли, както и средства за проследяване на тяхната последователност и/или йерархични връзки. Служат за поддържане на навигацията и за реконструкция на обекта в онлайн среда.
Административни метаданни
Административните метаданни могат да се използват като помощни средства за краткосрочното или дългосрочното управление на дигиталните файлове.
Те се разделят на няколко отделни под-вида:
• Технически метаданни
Тези метаданни включват информация за формата и създаването на даден дигитален обект, като данни за хардуер/софтуер и др. Могат да бъдат използвани за определяне на достъпа до обекта.
• Метаданни за съхранение
Това е информацията, нужна за поддържане, документиране и оценка на процесите, които поддържат дългосрочното запазване и достъпност на дигиталните материали. Включва информация за създаването на обекта, направените промени и техническите изисквания за достъп.
• Метаданни за употреба
Метаданните за употреба дават сведения за приложението на дигиталния обект.
Пример: употреба на статистики и логове за търсене.
• Метаданни за права
Това са данните за интелектуалната собственост на дигиталния обект. Пример: детайли за авторските права, условия за употреба, лицензи.
Съхранение и достъп
Преди да се пристъпи към реализирането на процеса по дигитализация, ръководителите на проектите трябва да решат как ще бъдат съхранявани файловете и как крайните потребители ще имат достъп до тях.
В грижата си за обектите, трябва да помислите за тяхната сигурност и начините, по които тя ще бъде реализирана:
• Трябва да определите колко място ще ви е нужно за съхранението на дигиталните файлове.
• Трябва да запишете файловете си и на друго устройство – за всеки случай.
• Трябва да си изградите Хранилище – било то онлайн, офлайн или комбинация от двете.
o Онлайн Хранилище
Онлайн Хранилището представлява място в Мрежата, на което се съхранява събраната от вас дигитална информация. Тя е лесно достъпна за хора с определени правомощия и може да се използва за ежедневните цели на проекта. Може да се управлява на място или от разстояние, като е наличен софтуер, който следи местоположението на файловете. Онлайн Хранилището разполага с голям капацитет, като преместването на файловете не изисква човешка намеса.
o Офлайн Хранилище
Офлайн Хранилището съхранява вашите дигитални файлове на физически носители на информация, като касети, CD-та и DVD-та. Този метод се характеризира с по-ниска цена, но за сметка на това разполага с по-малък капацитет и изисква наличие на физическо място за съхранение, като използваните инструменти трябва да се подновяват на всеки 5-10 г.
Дигиталните обекти се състоят от 3 основни части: метаданни, архивни файлове и файлове за доставка, които трябва да бъдат поддържани свързани. За целта, е нужно да спазвате добрите практики при наименуването на файловете, организирането на директориите и воденото на документацията на проекта. Освен това, задължително трябва да разполагате с автоматични методи за проверка на файловете за грешки, а тяхната достъпност трябва да бъде гарантирана от стратегия за съхранение.
Достъпност на файловете
Крайните потребители могат да получават достъп до дигиталните файлове по няколко начина:
• чрез локален сървър;
• уеб сайт;
• външен доставчик;
• дигитално хранилище.
В заключение на нашата поредица от статии, бихме искали да ви напомним, че информацията, която предоставихме представлява само малка част от това, което трябва да се направи, за да бъде успешен вашия проект по дигитализация на колекции. Надяваме се, обаче, да сме ви дали достатъчно насоки за размисъл, както и пътища за търсене на информация.
Източници:
UMASS Amherst Libraries. “Guidelines for digitization”, 2011.
Yale University. “Digitization Shared Practices – Still Images”, 2010.
Ако проявявате интерес или ако работата ви изисква дигитализация на движими и недвижими ценности, можете да се свържете с нашия екип. НИТ – Нови Интернет Технологии предлага уникална за България софтуерна платформа, подходяща за каталогизиране и дигитално съхранение и представяне на колекции от всякакъв размер и вид!