Съвети за дигитализация на различни видове колекции – част I
Дигитализацията на различните видове колекции (исторически, природонаучни, художествени, фотографски и др.) е един, доста сложен процес и предвид краткия му живот на родна почва, той продължава да бъде неясен за свързаните научни (и обществени) среди.
В тази статия няма да говорим за необходимостта от една такава система за дигитализиране на различни видове обекти – за нея вече сме писали достатъчно материали и смятаме, че тя е неоспорима.
Решихме да създадем поредица от статии, които да дадат практически съвети за това какво представлява един такъв процес по дигитализация, кои са основните му компоненти и как могат да бъдат изпълнени.
Още в началото бихме искали да уточним и още няколко детайла, свързани със съдържанието на този и следващите материали - насоките, които ще дадем са използвани в световен мащаб, но това не означава, че те трябва да бъдат прилагани като задължителен стандарт. Знаете, уникалността на различните обекти изисква употребата на различни методи, съобразени с конкретната ситуация и цели.
Препоръките, които ще дадем са с широк обхват – така различните институции ще могат лесно да изберат тези подходи, които максимално съответстват на техните нужди и комбинирайки новите със старите си знания, ще могат да зададат завършен облик на своите дигитализирани колекции.
В настоящия текст ще говорим за темите, свързани с планирането, документацията и определянето на разходите, свързани с процеса по дигитализация.
Планиране
Разбира се, не можем да не засегнем въпроса, свързан с първоначалното планиране на проекта. То трябва да предлага решения на въпросите, свързани с това:
• как дигитализацията може да бъде включена в цялостния стратегически план на съответната институция;
• какви технологии ще бъдат използвани;
• как ще се извършва управлението на работния процес.
Документация
Задължително трябва да се създаде и практика за документиране на:
• взетите решения (свързани с финансиране, цени, набиране на персонал, интелектуална собственост и др.);
• съветите за това качеството и резолюцията на изображенията;
• използваните видове метаданни;
• начините за наименуване на файловете;
• процедурите по съхранение, архивиране, поддържане на медийните обекти и др.
Изпращайки изготвените документи до всички членове на екипа, вие си гарантирате единност на бъдещите действия.
Определяне на разходите
Това, несъмнено, е един от елементите, на които всяка една институция би обърнала голямо внимание. За съжаление, не съществуват метрики, които да изчислят точната цена на даден процес по дигитализация. В повечето случаи, улавянето и преобразуването на данните излиза около 1/3 (от цялата сума), а процесите по каталогизиране и описание на обекти – около 2/3 (от цялата сума). Разбира се, трябва да се вземат предвид непредвидените и бъдещите разходи. Голяма част от тях, обаче, могат да бъдат спестени – можете да използвате качествен софтуер и хардуер, който ще изисква минимална поддръжка или пък ако започнете сътрудничество с други екипи и специалисти.
С казаното дотук, искахме да ви въведем в темата за дигитализация на ценните български колекции. Надяваме се да сме събудили вашия интерес и можете да очаквате следващите ни статии, в които ще разгледаме практически съвети за това как се извършва самият процес – как трябва да протича сканирането, какви видове файлови формати трябва да използвате, примери за софтуер и хардуер, контрол на качеството, видове метаданни и тяхната употреба и мн.др.
Източници:
UMASS Amherst Libraries. “Guidelines for digitization”, 2011.
Yale University. “Digitization Shared Practices – Still Images”, 2010.
Ако проявявате интерес или ако работата ви изисква дигитализация на движими и недвижими ценности, можете да се свържете с нашия екип. НИТ – Нови Интернет Технологии ЕООД предлага уникална за България софтуерна платформа, подходяща за каталогизиране и дигитално съхранение и представяне на колекции от всякакъв размер и вид!