Стандарти за каталожно описание на артефакти и музейни колекции 1
Интересувате ли се от музейна система - обадете ни се на телефон: + 359 2 8505364
В статиите 1-5 Проф. Цветана Кьосева подробно описва стандартите за каталожно описание на артефакти и музейни колекции в България и света.
Оформянето на специфичната документация за притежаваните от музеите артефакти и колекции е дълбоко специализирана научно-изследователска дейност, изискваща познания както в редица профилни области, така и умения за използване на музейните стандарти, разработени за отделните видове музейни предмети. Това е изключително важна дейност, която позволява на музеите да знаят точно какви предмети притежават, къде се намират, кои от тях липсват в даден момент, да доказват правото си на собственост върху тях, да създават и обновяват информация за тях и т. н. предметите и колекциите трябва да бъдат регистрирани еднообразно, в съответствие с установени стандарти, разработени от международните (ИКОМ, ЮНЕСКО) и националните организации. Стандартизацията на структурата на документацията за музейните артефакти и колекции обезпечава надеждност на информацията, бързо и лесно разпространение, еднообразие на записите и облекчен достъп до информацията. Стандартизираното описание и изключително важно в случай на изгубване на музейния предмет и може да го отличи от други подобни.
В помощ на музеите, Международният комитет по музейна документация на ИКОМ – CIDOC е разработил специална Декларация за принципите на музейната документация , която е съвместима с Етичния кодекс на световната музейна организация. В нея изрично е посочено, че изрядната документация ще улесни цялостната дейност на музеите, в това число комплектуването на колекциите, тяхното изследване и интерпретация. На музеите се вменява в задължение да разработят своя политика по музейната документация като част от политиката за управление на колекциите. Тя трябва да отговаря на препоръките на CIDOC, но да е съобразена и с националните особености в съответната държава.
Част от тази политика е въвеждането във всеки музей на система за документация, която включва информация за обектите и практически процедури за управлението на колекциите като: начините, по които даден предмет е постъпил в музея (метод на придобиване, дата, източник, условия и др.); системата за достъп до информацията на сътрудници на музея и на външни лица; конкретни въпроси свързани с видовете документация, която трябва да се води за обектите и колекциите: пълно описание на предмета; снабдяване на всеки музеен предмет с уникален номер (инвентарен номер) или идентификатор; неговата локация в музея; как да се постъпи в случай на кражба или загуба на обекта; интелектуалната собственост върху предмета; резултати от консервационно-реставрационна намеса и от научното изследване на предмета; снимки на предмета и др.
Друг важен документ в областта на музейната документация са специалните Международни насоки за музейна информация на обектите, разработени от CIDOC . Те съдържат подробно описание на категориите информация, които биха могли да бъдат използвани при описанието на музейните обекти, включително и коментари по използваната терминология. Насоките са разработени така, че да могат пълно да идентифицират обектите с цел да ги предпазят от увреждания, загуби, кражби,
природни бедствия и др. Те съдържат 22 групи информационни категории и съответни метаданни за описване на артефактите като: начини за придобиване; данни за физическото им състояние; реставрация и консервация; отписване (отчисляване) на обектите; физическо описание; снимки; институция; страна; текущо местоположение; надписи; маркиране; материал; техника; размери; колекция; производство; справочна информация; възпроизвеждане на обекта и др.
Атрибуцията, научното изследване и описанието на артефактите в музеите преминават през няколко етапа, по време на които метаданните за тях стават все по-пълни и изчерпателни. Те са разписани в няколко поредни музейни документи и формуляри: Временни разписки и Актове за приемане, Експертни заключения, Главна инвентарна книга (ГИК) и Паспорт на експоната.
Приемането на артефактите в българските музеи започва с тяхното вписване в т. нар. Временни разписки и Актове за приемане, разработени от Министерството на културата още от времето на социализма и актуализирани в известна степен съгласно новия Закон за културното наследство . Самият формуляр „временна разписка“ има твърде малко информационни полета: дата на постъпването на предмета; данни за лицето от съответния музей, което го приема; данни за лицето, предаващо предмета; поле, в което се изреждат по ред предметите с елементарно описание; приложения относно придружаващи предмета документи и историческа справка за него, както и полета за подписи на приемащата и предаващата страна и за печат на музея. Тази оскъдност на информационни полета е логична, след като се предвижда, че предметът ще подлежи на идентификация, в процеса на която той ще бъде описан по-подробно.
Съгласно чл. 9, ал. 2 от Наредбата за формиране и управление на музейните фондове, в случай, че предметът вече е определен като културна ценност независимо дали преди постъпването му в музея , или след това, се съставя „Акт за приемане-предаване на новопостъпили движими културни ценности“. Това е абсолютно необходимият документ, без който предметът не може да бъде вписан в ГИК и да получи съответния уникален номер, който го закрепва като собственост на съответния музей. Освен стандартните информационни полета, отнасящи се до датата и информацията за приемащия и предаващия музейния предмет, инвентарния му номер, краткото му описание (включително наименование, автор, размери, материал, тегло, състояние, брой и цена), в приложенията към формуляра, съгласно ЗКН, са добавени и нови информационни полета, касаещи извършената експертиза на предмета.
След придобиването на предмета или колекцията, в случай че той не е идентифициран, следва да се извърши процес на идентификация, за да се определи дали той има качествата на културна ценност и да се определи неговия статут. Тя се извършва на основание на Наредбата за извършване на идентификация и за водене на Регистъра на движими културни ценности. Идентификацията се прави от комисия от експерти, назначени със заповед на директора. Тя приключва с т. нар. експертно заключение. Това е изключително важен документ, който оттук нататък придружава музейния предмет навсякъде по време на неговото движение в музея и извън него. Експертното заключение представлява единен държавен стандарт за документиране в българските музеи, който въвежда минималното информационно ниво, необходимо за идентификацията на даден музеен предмет . В него комисията посочва дали предметът съответства на изискванията за културна ценност или не, дали има данни, че той би могъл да се определи като национално богатство, посочва се принадлежността му към даден исторически период и към съответната категория, по приложение № 1 на Регламент (ЕО) № 116/2009 относно износа на паметници на културата.
Метаданните в експертното заключение включват наименование, описание, състояние, тегло, автор, място и време на създаване, материалите на изготвяне, техника, размери, специфични особености и други характеристики, както и най-малко една цветна снимка на предмета. Върху долния десен ъгъл на снимката се полагат печатът на музея и подписът на председателя на комисията. В отделни случаи с експертното заключение се предлагат и съответни предписания за съхранението на културната ценност .
След идентификацията предметите, заедно с експертните заключения, те преминават през фондова комисия на музея, която дава заключение към кой от музейните фондове да се зачислят.
Ако при идентификацията на музейните предмети е установено, че някои от тях притежават статут национално богатство, те следва да бъдат регистрирани в националния музеен фонд (НМФ). Регистрирането в този фонд се осъществява чрез вписването им в Регистъра на движимите културни ценности в Министерството на културата по предложение на директора на съответния музей при условията и по реда на чл. 99 и 100 ЗКН и правилника по чл. 99, ал. 4 от същия закон. Законовата регламентация за него е Законът за културното наследство от 2009 г., Наредбата за реда за извършване на идентификация и водене Регистъра на движими културни ценности и Наредбата за формиране и управление на музейните фондове. Стартирането му обаче все още е доста труден процес поради необходимостта да се подготвят и утвърдят още няколко подзаконови нормативни акта, в които да се детайлизират процедурите и критериите, свързани с управленските инициативи по отношение културните ценности национално богатство.
Процедурата по регистрацията на артефактите завършва с вписването на културната ценност в Главната инвентарна книга и получаването на съответния уникален регистрационен номер, чрез който предметът юридически се закрепва към съответния музей. Самият запис в Главната инвентарна книга е важен правно-юридически, административен и научен документ, фиксиращ законите доказателства за правото на собственост на музея върху предмета и отправна точка за по-нататъшното му изучаване . Информацията, съдържаща се в инвентарните книги е утвърдена от Министерството на културата и е разписана в Наредбата за формирането и управлението на музейните фондове. Както е известно, попълването на ГИК става задължително и само на ръка, без задрасквания или допълни вписвания.
Музейната инвентарна книга съдържа 14 информационни полета: инв. N и шифър; дата на вписване; стар инв. N; N на акта за приемане; наименование, описание (форма, материал, техника, надписи, дати, размери, тегло, състояние и др.); брой; историческа справка - местопроизход /къде е намерен, как, кога и от кого е изработен, битуване и др. исторически сведения за предмета); от кого е откупен или подарен (трите имена и адрес); оценителен протокол (N, дата, лева); местосъхранение; N на фото негатива; номер на дигиталният му носител; забележка и № от Националния музеен фонд. В последното информационно поле на книгата – „забележка“ обикновено се вписват данни за отчисляването на предмета от музейните колекции в случай на неговото безвъзвратно унищожаване или кражба. В някои западни музеи в Главната инвентарна книга се вписва и информация за продажбата на съответния предмет, в случаите, когато за да придобие нови колекции, музеят е принуден да разпродава някои от по-малоценните си предмети . У нас по принцип продажбата на колекциите е забранена с редки изключения – само на предмети от Обменния фонд на музея, тъй като в него се записват или артефакти, които не са от тематиката на музея, или пък музеят ги притежава в голямо количество .